From home back to office – ein (open air) Teamworkshop zum Restart

Nach dem Ende des Lockdowns wieder zurück im Büro, Freude über das Wiedersehen, die Abstands- und Hygieneregeln sind geklärt – und jetzt: business as usual, einfach so weiter machen wie bisher? Wie schon in unserem letzten Newsletter “Zurück in der Zukunft” beschrieben, kann das keine gute Empfehlung sein: zu verunsichernd, zu komplex, zu herausfordernd und zu heterogen sind die Erfahrungen der vergangenen Wochen und Monate, als dass sie ohne Folgeprobleme unreflektiert in das Reich des Gewesenen verschoben werden könnten.

Die individuellen Erfahrungswelten umfassen für Remote-Teams mindestens drei Dimensionen.

1. Den Umgang mit dem Virus und der Kontaktsperre allgemein

Erfahrungen fanden und finden z. B. zwischen Polen statt:

„Ich habe keine Angst vor dem Virus, das ist doch harmlos.“ –  „Ich bin in ständiger Angst um meine kranken Eltern und auch um mich.“

„Mir ist vor Langeweile die Decke auf den Kopf gefallen.“ –  „Endlich war die Familie mal wieder zusammen.“

„Ich konnte endlich mal Dinge erledigen, die ich mir schon lange vorgenommen hatte.“ – „Die Doppelbelastung als alleinerziehende Mutter mit den Kindern zu Hause war und ist extrem.“

2. Die Situation im Homeoffice

Endlich konnte ich mal ungestört arbeiten.“ – „Ich finde alleine keine gute Struktur.“

„Mir fehlt der direkte Kontakt, der schnelle Austausch mit den Kolleg*innen.“ – „Endlich mal keine Ablenkung durch den ständigen Flurfunk.“

Ich liebe mein persönliches Büro zu Hause.“ – „Mein Büro war das Wohnzimmer, ich musste ständig um Ruhe bitten.“

„Mir hat der Kontakt zu meinem Abteilungsleiter gefehlt.“ – „Endlich musste ich mich nicht dauernd kontrolliert fühlen.“

3. Der Einstellung zu Video-Konferenzen

„Wir haben viel schneller sachliche Entscheidungen getroffen als früher.“ – „Das Zwischenmenschliche ist total zu kurz gekommen.“

„Endlich haben wir uns mal zugehört.“ – „Ich habe Spannungen gespürt, konnte und wollte sie aber online nicht ansprechen.“

Kommt die Heterogenität dieser und unzähliger weiterer Erfahrungen nicht zum Ausdruck, wird die eigene Erfahrungswelt leicht als allgemeingültig angenommen, die Menschen fühlen sich nicht abgeholt, das Konfliktpotential steigt, die immanenten Chancen bleiben ungenutzt.

Führungskräfte sind daher gut beraten, wenn sie in der Phase des Restarts einen Tag zur Teamentwicklung nutzen, an dem Wahrnehmungen, Gefühle und Ambivalenzen benannt, und die richtigen Schlüsse für die Zukunft gezogen werden können.

Es gibt gute Gründe dafür, den Teamtag in der freien Natur stattfinden zu lassen. Zum einen ist das verbleibende Infektionsrisiko bei Einhaltung der Abstandsregelung quasi bei null. Andererseits kann die vielfach erforschte, positive Wirkung der Natur und des Waldes für den Austauschprozess unterstützend sein. Schon der Blick in das Grüne wirkt beruhigend und stressreduzierend. Beim Aufenthalt im Wald können negative Gedanken durch positive Gefühle ersetzt werden, das Gefühl von Sicherheit und Geborgenheit kommt in der natürlichen Umgebung zurück. Ebenso scheint die Natur die Bereitschaft des empathischen Umgangs mit Unterschiedlichkeit zu fördern.

Wir haben das Format des Open-Air-Teamworkshops im Selbstversuch getestet und mit einigen unserer Kunden bereits erprobt. Dabei sind wir wie folgt vorgegangen:

Schritt 1

Befindlichkeitsrunde zum Einstieg: Wie geht es jedem/jeder Einzelnen? Was waren positive, was kritische Erfahrungen? Welche Strategien im Umgang mit der Situation wurden gewählt?

Dieser Part braucht Zeit und ist nicht-dialogisch. Es geht vorrangig um empathisches Zuhören, um verstehen wollen.

Schritt 2

Reflexion der Remote-Zeit: Was ist gut gelaufen? Was war schwierig? Was nehmen wir in die Zukunft mit? – immer bezogen sowohl auf die sachlich-fachliche (Zusammen-)Arbeit als auch auf die zwischenmenschlichen Themen.

Erarbeitung in Kleingruppen, Präsentation und Clusterung im Plenum, Diskussion und Entscheidung der zukunftsrelevanten Themen.

An dieser Stelle wird auch das Thema „Führung auf Distanz“ reflektiert, die Führungskraft erhält Feedback für ihr Führungshandeln in der außergewöhnlichen Situation.

 

Ebenso werden die Beziehungsthemen gesammelt, die Beziehungsklärung wird aber auf einen späteren Zeitraum verschoben.

Schritt 3

Vereinbarungen und  Absprachen zur Umsetzung treffen

Schritt 4

Zufriedenheitsabfrage am Ende

Die Erfahrungen mit diesem Format sind ausnahmslos positiv. Die Teilnehmenden fühlen sich abgeholt und verstanden, es gibt Raum für informellen Austausch in den Pausen, die Atmosphäre ist geprägt von Annäherung und Verständigung.

Bei einem unserer Kunden führten die Reflexion der Erfahrungen aus dem Lockdown und die Rückmeldungen der Mitarbeiter*innen zu einer Initiative, das gesamte Bürokonzept zu überarbeiten. Die Option zum Homeoffice bleibt erhalten, in einem kreativen Prozess entstehen inzwischen außerdem mobile Arbeitsplätze, Ruhezonen und Lounges. Ein Outdoor-Gruppenarbeitsplatz ist ebenfalls in Planung – „und das obwohl vor 3 Monaten Arbeitsmöglichkeiten im Homeoffice für uns noch undenkbar waren“, so die Aussage eines Abteilungsleiters.

Auch in unserem eigenen Team gab es ein freudiges Wiedersehen, es wurde deutlich, dass es trotz zahlreicher Video-Konferenzen einen hohen “analogen“ Austauschs- und Mitteilungsbedarf gab. Die Bilanz der vergangenen Wochen fiel durchweg positiv aus: wir haben die Zeit ohne relevante Umsätze im Trainings- und Beratungsbereich konstruktiv nutzen können und einige richtungsweisende Entwicklungen initiiert. Gleichzeitig wurden uns die Grenzen der digitalen Kommunikation bewusst: in unserem Team herrscht in der Regel eine ausgeprägte Feedbackkultur. Jetzt wurden aber auch einige zwischenmenschliche Störungen benannt, die in Zeiten von regelmäßigen authentischen Kontakten sicher schneller hätten geklärt werden können.

Logistik

Wir unterstützen Sie gerne bei der Organisation und der Moderation eines Teamworkshops zum Restart:

Eine freie Wiese, eine Lichtung im Wald oder ein Ufer an einem See, bestenfalls in der Nähe einer Tagungsstätte oder einem Hotel – die Ansprüche an einen geeigneten Ort sind nicht besonders hoch. Die Mitarbeiter*innen sollten sich einen Klappstuhl, Getränke und etwas Verpflegung für den Tag mitbringen, Moderationstechnik, Feuerschale, Kaffeekannen etc. liegen in unserer Verantwortung. Leichten Regen halten wir mit Planen ab, die wir schnell aufgespannt haben. Bei sehr schlechtem Wetter findet die Veranstaltung in einem Tagungsraum statt, der bei den aktuellen Abstandsregeln eine Mindestgröße von 4qm pro Person haben sollte.

Text: Jürgen Vieth

Fotos: Jürgen Vieth, Andreas Kalischefski

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